• En facilitant les missions de la DGI
• Une recommandation et des résolutions adoptées
• En plus des pistes de solutions proposées
Pour la quatorzième fois, la Direction générale des Impôts (DGI) a tenu sa Conférence annuelle, les 26 et 27 novembre 2025, à Ouagadougou. Comme à l’accoutumée, un moment de réflexion sur les défis de l’heure qui se posent à l’administration fiscale. Pour cette 14e édition, les échanges ont porté sur une préoccupation aussi majeure que d’actualité : l’archivage documentaire. « La mobilisation de l’archivage documentaire au service de la performance de la DGI : enjeux et perspectives » était, en effet, le thème central de l’édition.
L’orientation de la réflexion sur cette thématique tient à un constat : la performance est très souvent dépendante de la qualité des archives, lesquelles sont perçues comme la mémoire de l’administration. Or, « une administration qui néglige sa mémoire se prive de sa maturité, de sa cohérence, de son efficacité et de sa performance », a indiqué Souleymane Nabolé, Conseiller technique du ministre de l’Economie et des Finances, s’exprimant au nom de ce dernier, lors de la cérémonie de clôture. À l’inverse, ajoutera-t-il, une administration qui maîtrise, protège et valorise ses archives consolide son autorité, sa souveraineté informationnelle et consolide de manière durable sa performance. « Un dossier introuvable peut retarder un droit essentiel, un document mal structuré peut compromettre une décision stratégique, une information non sécurisée peut affaiblir l’État et une chaîne documentaire non maîtrisée peut ralentir tout un système administratif », a argué Souleymane Nabolé.
Rapporté aux missions premières de la DGI (mobilisation des ressources et sécurisation foncière), le rôle des archives dans la performance est davantage lisible, selon la Directrice générale des Impôts, Eliane Djiguemdé. « Dans toutes nos actions en lien avec la mobilisation des ressources, nous émettons des documents. Et lorsque nous dévons trois, quatre ans plus tard nous rappeler ce qui s’est passé, on se réfère à nos archives. Là, il faut qu’on ait une mémoire, une traçabilité de nos actions. Pour la sécurisation foncière, il est clair qu’une parcelle peut connaitre beaucoup de transformations. De l’attribution de la parcelle on peut aller à des morcellements, des fusions ; ensuite, il y a la délivrance des titres, attestations, documents cadastraux, etc. Il faut que tous ces documents soient rangés de sorte que l’lorsqu’on cherche une information sur une parcelle, qu’on ne perde pas du temps dans la recherche documentaire, parce que c’est cela qui prolonge le délai de réaction aux sollicitations de nos partenaires », a expliqué la DG des Impôts.
Selon la Direction générale des Impôts, l’administration fiscale fait face à plusieurs défis, dans un contexte de transformation numérique et d’exigence en matière de gouvernance. Des défis qui peuvent se résumer à un besoin de modernisation. Pour Eliane Djiguemdé, ce processus de modernisation passe d’abord par la maîtrise de l’existant. « Il faut déjà procéder à un classement, un tri et un rangement selon les normes d’archivage ». Vient ensuite la numérisation et le développement de solutions pour permettre un archivage automatique numérique au quotidien.
Mais des préalables s’imposent, selon la patronne de la DGI. Primo, la mise à disposition des infrastructures d’accueil des archives. « Il faut des salles et des équipements d’archives ». Secundo, le renforcement des capacités des services techniques d’archivage des documents et de tous les collaborateurs de la DGI qui interviennent dans la production documentaire. Cela, « pour que l’archivage normée devienne un réflexe ». Et tertio, renforcer les équipements informatiques, dans le but de pouvoir héberger la grande quantité de documentation qui sera numérisée.
Tous ces défis, les participants de la 14e Conférence annuelle l’ont bien cerné. En témoigne l’adoption de recommandations et des résolutions allant dans ce sens. En effet, la Conférence a débouché sur deux résolutions : l’une relative au traitement du passif des archives de la DGI et l’autre à l’implication constante et soutenue des responsables dans le processus de digitalisation de l’archivage à la DGI. Recommandation a été faite de renforcer l’effectif du personnel archivistique de la DGI. En d’autres termes, il s’agit de professionnaliser davantage la gestion archivistique par le renforcement des compétences et des moyens, pour garantir une gestion professionnelle des archives; de classer, normaliser et sécuriser les fonds documentaires existants pour amorcer une véritable maîtrise de nos archives; d’accélérer la digitalisation, en veillant à un archivage électronique sécurisé, flexible et interopérable.
Béranger KABRE (Collaborateur)
Quelques pistes de solutions proposées pour faire face aux défis
• Mettre en place un système de gestion électronique de documents (GED) ;
• Renforcer les capacités des producteurs d’archives ;
• Désigner des points focaux de gestion des archives au niveau des services de la DGI ;
• Réaliser un état des lieux exhaustif des archives de la DGI ;
Intégrer l’archivage électronique dans toutes les applications métiers de la DGI.
